In 5 Schritten vom Rohschnitt zur bezahlten Kundenrechnung
Zwischen dem ersten Rohschnitt und dem Moment, in dem das Geld auf deinem Konto landet, liegt bei den meisten kleinen Unternehmen ein ziemliches Durcheinander aus E-Mails, Excel-Zellen und gutem Willen. Dabei lässt sich der ganze Weg in fünf klaren, wiederholbaren Schritten abbilden. So sieht er aus.
Projekt anlegen und mit dem Kunden verknüpfen
Der wichtigste Schritt passiert ganz am Anfang, bevor überhaupt ein Frame geschnitten ist: das Projekt anlegen und fest mit dem Kunden verknüpfen. Klingt banal, spart aber später enorm viel Zeit, weil Name, Adresse und Steuerdaten danach nirgends mehr neu getippt werden müssen. Alles, was du im Angebot, in der Rechnung und im Ordner brauchst, zieht sich von hier automatisch nach.
Schnitt starten und Zeit dabei automatisch erfassen
Sobald du mit dem eigentlichen Schnitt beginnst, sollte die Zeiterfassung einfach mitlaufen, ohne dass du dafür extra ein zweites Programm öffnen musst. Genau das ist der Punkt, an dem die meisten manuellen Workflows scheitern: Wer die Stoppuhr erst am Ende des Tages aus dem Gedächtnis füllt, verliert im Schnitt ein Drittel der tatsächlich gearbeiteten Zeit.
Kundenfreigabe per Video-Review einholen
Statt eine Rohfassung per WeTransfer zu verschicken und dann handschriftlich gesammelte Kommentare per E-Mail zurückzubekommen, läuft die Freigabe idealerweise über ein zeitstempelbasiertes Review-Tool. Der Kunde klickt an die genaue Stelle im Video, schreibt seinen Kommentar direkt dort hin, und du siehst auf einen Blick, was wo geändert werden soll. Das spart im Schnitt zwei bis drei Runden Hin-und-her-Mails pro Projekt.
Rechnung mit einem Klick aus der erfassten Zeit erstellen
Ist das Projekt final abgenommen, wird aus der erfassten Zeit automatisch eine Rechnung. Kein Zusammensuchen von Stunden aus drei verschiedenen Notizen, kein manuelles Nachrechnen des Stundensatzes. Die Rechnungsnummer, die Steuersätze und die Kundendaten stehen schon bereit, weil sie ja bereits in Schritt 1 einmal erfasst wurden.
Zahlungseingang verfolgen und bei Bedarf erinnern
Der letzte Schritt wird am häufigsten vergessen: nachhalten, ob und wann tatsächlich bezahlt wurde. Ein System, das überfällige Rechnungen automatisch markiert und dir eine fertig formulierte Zahlungserinnerung vorschlägt, sorgt dafür, dass aus einer vergessenen Rechnung nicht ein dauerhafter Verlust wird.
Warum dieser Ablauf so gut funktioniert
Der eigentliche Trick an diesem Workflow ist nicht ein einzelner cleverer Schritt, sondern dass alle fünf auf denselben Daten aufbauen. Der Kunde wird einmal angelegt, die Zeit wird einmal erfasst, und beides fließt automatisch in Freigabe, Rechnung und Zahlungsverfolgung ein. Sobald diese Kette an einer Stelle reißt, zum Beispiel weil die Zeiterfassung in einer separaten App lebt, die niemand synchron hält, fängt das ganze System an zu bröckeln.
Agenturen, die diesen Ablauf konsequent in einem einzigen System abbilden, berichten regelmäßig, dass sie pro Projekt etwa 20 bis 30 Minuten Verwaltungsaufwand einsparen. Bei zehn Projekten im Monat sind das schnell vier bis fünf Stunden, die wieder in echte Schnittarbeit fließen können.
So läuft es in der Praxis
In VYE Multitool sind genau diese fünf Schritte als ein durchgehender Weg angelegt: Kunden und Projekte, Zeiterfassung, Video-Review mit Zeitstempel-Kommentaren, automatische Rechnungserstellung und Mahnwesen greifen ineinander, statt fünf getrennte Werkzeuge zu sein, die du selbst zusammenhalten musst. Du musst dafür kein neues System lernen, sondern nur an den Stellen weiterarbeiten, an denen du ohnehin schon bist.
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